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DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ

DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ de Heylen bvba version 1.0

Qui nous sommes

Nom: Heylen bvba

Adresse: Schurhovenveld 2320, 3800 Sint-Truiden

Numéro d’entreprise: 0834,848,217

Puisque nous respectons le GDPR / AVG – Législation en vigueur depuis le 25/05/2018, nous vous présentons cette déclaration de confidentialité.

Si vous avez encore des questions après avoir lu cette déclaration, vous pouvez toujours contacter notre délégué à la protection des données ou DPD (Data Protection Officer) via cette voie:

info@gdprbegeleiding.be

  1. QUOI:

Nous expliquons ici comment nous traitons vos données personnelles, quels sont vos droits, comment vous pouvez les faire respecter, etc.

  • Termes utilisés :
  • Données personnelles : cela signifie que le GDPR / AVG toutes les informations qu’une personne physique pourrait identifier, directement ou indirectement. Aussi appelé «données». Il ne s’agit donc PAS de données d’entreprise !!
  • Traitement : collecte, enregistrement, organisation, structuration, stockage, mise à jour ou modification, récupération, consultation, utilisation, fourniture par transmission, distribution ou mise à disposition d’une autre manière, alignement ou combinaison, protection, suppression ou destruction de données.

2. QUI:

Nous traitons les données personnelles suivantes de votre part:

  • Nom, adresse, numéro de téléphone et / ou numéro de téléphone portable et adresse e-mail

Ces données nous ont été transmises par:

  • 1. Que vous nous les avez fournis pendant ou avant un entretien personnel
  • 2. En vous inscrivant et en vous connectant à notre site Internet:  www.m-assistance.be

Nous ne collectons pas de données d’une autre manière.

3. OBJECTIF:

Nous le faisons dans le but de venir ou de rester en contact avec vous concernant les services et / ou les marchandises à livrer, le suivi des services et / ou des marchandises livrées ou de pouvoir répondre à toutes vos questions. Il s’agit d’une relation précontractuelle ou contractuelle.

Si nous recevons exceptionnellement d’autres données personnelles de votre part à des fins privées, elles ne seront utilisées que pour 1 but spécifique et ne seront stockées que temporairement. :

4. ENTREPOSAGE:

Nous conserverons vos données tant que vous utiliserez notre application Internet et aussi longtemps que nous aurons besoin de vos données personnelles pour pouvoir vous offrir un certain service ou produit.

Plus précisément:

  • Livres de commerce:  7 ans  sous forme originale ou électronique avec la période de conservation à partir du 1er janvier de l’année suivant la clôture de l’exercice. Nous suivons ici l’article III.86 du code de droit économique et l’article 9 de l’arrêté royal du 12/09/1983 portant application de la loi du 17/07/1975 sur la comptabilité de Heylen bvba.
  • Documents justificatifs:  7 ans  sous forme originale ou électronique avec la période de conservation commençant après la clôture de l’exercice. Nous suivons ici l’article II.86 du Code de droit économique.
  • Documents ne servant pas de preuve à des tiers:  3 ans  en original ou en copie, application à nouveau de l’article III.86 du code de droit économique. :

5. SÉCURITÉ:

Pour ce traitement, nous prenons les  mesures techniques et organisationnelles  appropriées pour protéger de manière optimale vos données, en tenant compte de la nature des données et des risques associés. Nous ne stockons aucune donnée personnelle spéciale et avons mis en place les mesures suivantes pour la sécurité de vos données:

  • Les ordinateurs sur lesquels les données sont traitées sont protégés en standard par un nom d’utilisateur et un mot de passe complexe.
  • Tous les ordinateurs sont équipés d’une solution Small Office Security, qui est bien sûr toujours «mise à jour» et effectue automatiquement plusieurs analyses. Toutes les installations Windows sont automatiquement mises à jour. L’installation est vérifiée au moins une fois par mois et éventuellement démarrée manuellement.
  • Les données sont stockées sur une partie du disque qui est configurée comme un «coffre de données». Celui-ci est crypté et n’est accessible qu’après le démarrage des ordinateurs + connexion Windows + ouverture du coffre-fort à l’aide de Kaspersky et d’un mot de passe long et complexe.
  • Pour éviter la perte de données en cas de perte d’ordinateurs, nous effectuons des sauvegardes quotidiennes dans un environnement cloud chiffré.
  • Les données sont d’abord compressées, puis chiffrées avec au moins une clé AES256 bits et ce formulaire est stocké à l’emplacement hors site. Le responsable des sauvegardes ne peut pas lire les données de cette manière car la clé de cryptage n’est connue que de nous et stockée dans un « gestionnaire de mots de passe » spécial.
  • Tous les mots de passe sont gérés par Kaspersky Password Manager et stockés dans l’environnement cloud.
  • Nos employés sont pleinement informés de la sécurité de traitement de vos données personnelles et sont tenus confidentiels par leur contrat de travail.
  • Aucune donnée n’est conservée sur papier en raison de la possibilité d’inscription en ligne et n’est pas accessible aux personnes non autorisées.

Le passé nous apprend qu’aucun risque n’est complètement évité et si nous sommes conscients d’un accès non autorisé à nos systèmes informatiques ou d’une modification non autorisée, de dommages ou d’une éventuelle perte de vos données, nous prendrons immédiatement  toutes les mesures nécessaires  pour réduire ce risque à un minimum et à éviter à l’avenir. En conséquence, les dommages possibles pour vous resteront très limités. :

6.  TRANSFERT :

Nous transmettons vos coordonnées aux parties suivantes aux fins indiquées ci-dessous;

  • Le comptable doit se conformer à nos exigences légales en matière de comptabilité;
  • Pour les salariés: Le secrétariat social aux fins du calcul des salaires;
  • Le fournisseur de cette application dans le but d’assurer la sécurité et le fonctionnement de cette application Internet.

PS Cela ne concerne que vos données personnelles générales et celles-ci ne seront pas transmises à des organisations et / ou des personnes à des fins de marketing.

Pour les autres parties, nous ne le faisons qu’avec votre autorisation expresse ou en votre nom.

Nous concluons des accords de traitement avec les parties mentionnées ci-dessus, qui stipulent qu’elles doivent également se conformer aux directives GDPR / AVG.

Nous veillerons à tout moment à ce que vos données personnelles  NE soient PAS  stockées en dehors de l’EEE sans une garantie appropriée de la part des parties impliquées qu’elles respectent également pleinement la législation GDPR / AVG.

7. VOS DROITS:

Ce qui suit est un résumé de vos droits concernant le traitement de vos données personnelles, qu’elles s’appliquent ou non et comment vous pouvez les faire respecter:

  • Accès: Vous avez le droit de demander l’accès aux informations sur vos données et s’il y a des erreurs ou omissions, des demandes de rectification, d’ajout et même de suppression.
  • Attention! : Si vous demandez la suppression, cela ne peut être fait que si nous n’avons plus besoin de vos informations pour des raisons autres que celles mentionnées dans notre description de l’objectif, point 3.

Pensez particulièrement à la législation fiscale et sociale.

  • Transférabilité: si vous souhaitez changer de fournisseur de services, nous transmettrons vos données personnelles dans un format standard lisible numériquement à la nouvelle organisation.
  • Objection à la prise de décision et au profilage automatisés: Étant donné que nous ne mettons pas en œuvre cela, cela ne s’applique pas non plus.
  • Objection au traitement des données: cela ne s’applique que si vos données sont utilisées pour le marketing direct, mais comme nous ne les mettons pas en œuvre non plus, cela ne s’applique pas.
  • Droit à la transparence: Vous serez informé du contenu de cette déclaration de confidentialité via ce lien, en pièce jointe à chaque contact électronique et visiblement placé dans nos bureaux.

Un débit peut être délivré sur simple demande.

Si vous souhaitez appliquer un ou plusieurs de ces droits, veuillez en faire la demande par écrit avec une preuve de votre  double validation par e  – mail et nous vous répondrons dans les 30 jours.

8. PLAINTES:

Si vous n’êtes pas d’accord avec la façon dont nous traitons vos données personnelles, respectez vos droits ou cette déclaration de confidentialité, faites-le-nous d’abord savoir afin que nous puissions répondre de manière appropriée

Vous pouvez toujours déposer une plainte auprès de la Data Protection Authority = GBA (l’ancienne Commission de la protection de la vie privée) via  www.gegevensbeschermingsautoriteit.be   à 1000 Bruxelles, Drukpersstraat 35 ou par mail à  contact@apd-gba.be  ou par téléphone au 02 / 274.48.00

9.VARIA:

Cette déclaration de confidentialité prend effet le 28 janvier 2019, en même temps que l’application Web est affichée en ligne.

Nous nous réservons le droit de modifier cette déclaration de confidentialité à tout moment.